Para evitar fraudes são necessários alguns cuidados e precauções na hora de redigir a ata de reunião
Todos nós estamos sujeitos a reuniões, sejam elas no trabalho ou na vida pessoal. Para alguns fins, é necessário registrar o que foi discutido, quem estava presente, e os responsáveis por cada tarefa. A forma correta de registrar todos esses fatos é a chamada ata de reunião.
O que é uma ata de reunião?
Ata é o documento na qual se registram de modo objetivo, claro e com fidelidade as ocorrências de uma reunião. O conteúdo de uma ata pode ser levado à publicidade em jornais para conhecimento dos interessados ou para atender à legislação. Assim a ata pode ter valor administrativo e legal.
Tipo de atas
Ata Informal/Simples
Aspecto informal que se caracteriza como uma espécie de súmula na qual serão registradas apenas as informações mais relevantes e que posteriormente poderão ser enviadas ao RH. Exemplo: reuniões departamentais, reuniões com clientes e entre outros.
Principais tópicos que devem constar em uma ata simples:
- Data, local, horário de início e fim da reunião: É necessário saber onde e quando as pautas foram discutidas;
- Pessoas presentes e seus cargos: É necessário informar por quem as decisões foram tomadas;
- A pauta da reunião: É uma das principais informações que deve constar na ata. Com a finalidade de saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram;
- As discussões: São partes fundamentais para registro. Esclarece porque as decisões foram tomadas e porque algumas ideias foram abandonadas, a fim de evitar que a mesma discussão ocorra mais de uma vez;
- O Registro das decisões: É fundamental para relatar o que foi, de fato, acordado entre os integrantes e listar quais serão os próximos passos;
- Os Compromissos: Tem a função de registrar os prazos para execução de cada tarefa e é onde se estabelece a data, local e participantes da próxima reunião.
Ata Formal/Oficial
Aspecto extremamente formal, sendo assinada por todos os integrantes e registrada em cartório. Exemplo: alteração contratual, alteração de diretoria, entre outros.
Principais tópicos que devem constar em uma ata formal:
- Abertura: Assim como na simples, indica a data, horário, local. A diferença é que nessa forma dever ser colocado também o nome da entidade que está reunida;
- Legalidade: Declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme os estatutos. Não havendo quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser lavrada para que o fato fique registrado;
- Expediente: Registro informativo no qual constam os nomes dos presentes e as ausências justificadas, além de avisos e outros assuntos;
- Ordem do dia: Parte central do texto que corresponde ao registro das discussões e decisões ocorridas durante uma reunião, devendo ser relatadas em ordem cronológica e também registrados os quesitos, a forma de votação e o resultado;
- Encerramento e desfecho: Quando todos os acontecimentos foram registrados.
Precauções
Para evitar fraude é aconselhável, respeitados os ditames legais, o texto ser escrito em linhas contidas, sem parágrafos (a não ser na primeira linha) ou espaços em que possa haver acréscimo ou alteração de palavras.
Se houver engano no momento da redação, deve-se escrever “digo” e fazer a retificação necessária.
Exemplo: Aos dez dias do mês de junho, digo, julho de mil novecentos e noventa e nove.
Se os erros forem verificados após a redação, deve-se empregar “em tempo: onde se lê …leia-se…”.
Exemplo: Em tempo: Onde se lê “junho”, leia-se “julho”.
Na ata não deve haver abreviaturas, e os números, datas e valores por exemplo, devem ser escritos, preferencialmente, por extenso.
Exemplo: “Aos quinze dias do mês de fevereiro de mil novecentos e noventa e nove, realizou-se…”
É recomendável repelir grandes números através de algarismos, entre parênteses, para clareza e facilidade de leitura.
Exemplo: “dois milhões oitocentos e cinqüenta e sete mil reais (R$ 2.857.000,00)”.
Registro em cartório
As atas de assembléias sem registro possuem valor apenas para os participantes e envolvidos na reunião, para que tenha valor perante terceiros, como por exemplo, bancos e órgão públicos, o documento deve ser registrado em cartório.
O registro pode ser feito de forma eletrônica, evitando a ida presencial ao cartório, você deve transcrever sua ata para a forma eletrônica em algum editor de texto, após isso gerar o PDF desse arquivo. As assinaturas dessa ata devem ser, também, de forma eletrônica, e todos esses passos deverão ser feito pela internet, no site da Central RTDPJBrasil.
Fonte: Blog Central RTDPJ Brasil | 15/03/2018.
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Publicação: Portal do RI (Registro de Imóveis) | O Portal das informações notariais, registrais e imobiliárias!
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