União Internacional do Notariado
28º Congresso Internacional do Notariado
Paris, França
19-22 de outubro de 2016
CONCLUSÕES DO TEMA II
A escritura pública e a digitalização dos procedimentos: direitos técnicos e jurídicos
RECOMENDAÇÕES ÀS CÂMARAS NACIONAIS E CONSELHOS NACIONAIS DOS NOTARIADOS MEMBROS DA UINL
I. A ESCRITURA MATRIZ: SUPORTE EM PAPEL OU DESMATERIALIZADA
1. No âmbito da UINL são observadas atualmente três possíveis formas de autorização e de arquivo de escrituras públicas:
a) Suporte em papel e firma manuscrita.
b) Suporte eletrônico com assinatura dos outorgantes por firma eletrônica simples ou qualificada e firma do notário qualificada.
c) Suporte eletrônico com firma dos outorgantes pelo tablet e criptografia mediante à firma eletrônica qualificada do notário
2. Em todo caso, a atuação presencial do notário é essencial em qualquer uma das três modalidades para desenvolver plenamente o procedimento de autenticação do documento (identificação das partes, juízo de capacidade, qualificação das faculdades representativas, informação de consentimento, controle da legalidade material ou de fundo, controle de licenças e autorizações administrativas, prevenção à lavagem de capitais, recolhimento e comunicação de dados para efeitos fiscais, urbanísticos, de política de habitação e ocupação do solo, de proteção à agricultura, de proteção ao meio ambiente, do exercício dos direitos de aquisição – em especial de caráter público ou privado, etc.) e dar fé de seu conteúdo.
3. Recomenda-se que, para a formulação dos instrumentos originais, utilizem-se os suportes que estimulem a presença física do notário e dos outorgantes, assim como o suporte em papel e o suporte eletrônico para o procedimento de assinatura em tablet e criptografia mediante a firma eletrônica do notário.
4. Recomenda-se ainda que na linha apontada pela Assembleia dos Notariados membros da UINL, celebrada em Budapeste em 10 de outubro de 2014, rejeitar todos os sistemas de outorga e autorização que não comprovem a intermediação do notário no local e no momento da celebração do negócio.
5. Recomenda-se ainda que nos países que optam pelo suporte em papel, forme-se outro arquivo ou protocolo em suporte eletrônico que seja o reflexo daquele e facilite a expedição de cópias, a remessa dos dados de referência, a consulta e, se necessário, a verificação da vigência do documento mediante a técnica do Código Seguro de Verificação, CSV.
II. A CÓPIA ELETRÔNICA E SUA INSCRIÇÃO NOS REGISTROS
1. Recomenda-se incentivar o uso da cópia em suporte eletrônico e procurar, em alguns casos, as oportunas modificações legislativas nos países em que essa prática não é reconhecida.
2. Para evitar a possibilidade de multiplicar ad infinitum as cópias da cópia eletrônica, prática que longe de proporcionar segurança poderia resultar no descontrole do número de cópias na mão de pessoas não autorizadas, recomenda-se que as cópias eletrônicas com valor jurídico legal do documento autêntico em papel só possam ser designadas por notários, autoridades judiciais e funcionários da Administração e que tais cópias eletrônicas só podem ser passadas para o papel pelo próprio notário autorizante, pelo notário destinatário ou que faça parte dos expedientes administrativos.
3. Para pessoas com direito à cópia, recomenda-se a cópia simples eletrônica acompanhada do Código Seguro de Verificação.
4. Recomenda-se a implantação do sistema de Código Seguro de Verificação como um complemento do arquivo ou protocolo eletrônico ou do reflexo eletrônico do protocolo em suporte de papel para atestar a existência e vigência de um ato autêntico.
5. Recomenda- se assim mesmo o emprego dos Códigos Seguros de Verificação dos atos autênticos contidos no protocolo eletrônico ou no reflexo eletrônico do protocolo em suporte de papel para estabelecer a rastreabilidade da vida útil dos direitos ou poderes contidos nos mesmos a fim de facilitar e melhorar a segurança jurídica indispensável que deve proporcionar ao notário.
6. Recomendam-se o emprego da cópia parametrizada das escrituras e a integração de dados nos registros correspondentes, sob a exclusiva responsabilidade do notário, respeitando as normas nacionais.
III. FACILITAÇÃO DA ELIMINAÇÃO DE DISTÂNCIAS
1. Recomenda-se que, utilizando os meios eletrônicos, os notários mantendo a necessidade da presença física e com respeito ao conjunto de regras que são aplicáveis à sua função, facilitem a contratação sem o deslocamento dos outorgantes que estão localizados em longas distâncias.
2. Recomenda-se também facilitar o estabelecimento de plataformas eletrônicas de colaboração entre os notários a nível internacional, como por exemplo o sistema EUFIDES.
IV. DO ARQUIVO ELETRÔNICO E SUA GESTÃO
1. Recomenda-se que, nos países em que se decida substituir o protocolo em suporte de papel e que provaram sua confiabilidade ao longo dos séculos, o arquivo eletrônico de escrituras públicas cumpra as seguintes exigências:
a) determinar de forma concreta um prazo mínimo de duração;
b) conter uma garantia dos provedores que assegure a duração estabelecida;
c) fixar os procedimentos de migração homologados de forma que não possam perder as informações nem serem contestados em juízo;
d) respeitar as mesmas regras de confidencialidade e segredo profissional que os arquivos em suporte de papel.
2. Recomenda-se que:
a) as organizações notariais enfrentem de maneira coletiva a execução dos arquivos informáticos;
b) que, no âmbito de uma infraestrutura comum, os arquivos de cada notário sejam independentes e acessíveis somente pelo notário autorizante, seu substituto ou seu sucessor.
IV. DOS SERVIÇOS PRESTADOS PELOS NOTÁRIOS AOS SEUS CLIENTES
1. Recomenda-se o uso dos meios eletrônicos para todas as relações entre o notário e seus clientes em assuntos de trâmite ou outros serviços externos à fé pública.
Fonte: CNB/CF | 27/12/2016.
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Publicação: Portal do RI (Registro de Imóveis) | O Portal das informações notariais, registrais e imobiliárias!
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