Artigo: IRPF – Despesas dedutíveis – Não basta a escrituração dos dispêndios em livro Caixa. É imprescindível a “análise prévia preventiva” da qualidade e validade da comprovação – Por Antonio Herance Filho




*Antonio Herance Filho

Como é do conhecimento de todos nós, as despesas pagas no exercício das atividades tabelioas e registrais devem ser, em regra, escrituradas no Diário Auxiliar de que tratam o Provimento CNJ nº 45/2015 e as normas de serviço das Corregedorias Gerais da Justiça dos Estados, mas nem todas são dedutíveis em livro Caixa fiscal para os fins de determinação da base de cálculo do IRPF “Carnê-Leão”, exação a que se sujeitam os profissionais do Direito referidos no artigo 236 da Constituição da República.

Destarte, somente as despesas dedutíveis, conforme estabelecem os artigos 75 e 76 do Regulamento do Imposto de Renda (RIR/99), aprovado pelo Decreto nº 3.000, de 1999[1], tema também disciplinado por norma complementar editada pela Receita Federal do Brasil (IN-RFB nº 1.500/2014, artigo 104)[2], é que podem produzir o importante efeito de reduzir a base de cálculo do imposto de competência da União, que incide sobre os emolumentos percebidos por Notários e Registradores.

Ser dedutível, contudo, não é garantia de que a despesa será aceita no cômputo do tributo, já que sem comprovação suficiente e hábil, por meio de documentos idôneos, não há falar-se na redução da base de cálculo de incidência do IRPF “Carnê-Leão”.

Noutro dizer: ainda que considerada dedutível por natureza, a despesa, apesar de seu perfeito enquadramento num dos incisos do artigo 75 do RIR/99, que não for apresentada devidamente comprovada[3], se usada no cálculo do IRPF “Carnê-Leão”, será glosada pela fiscalização do órgão fazendário da União.

Então, os comprovantes são muito mais importantes do que a própria escrituração. A forma de lançamento, embora se possa recomendar que a tarefa seja cumprida com clareza e objetividade, tem papel quase irrelevante se comparada com a pujança dos comprovantes.

Viu-se, recentemente, que titular de serviço extrajudicial, que foi visitado pela Corregedoria local, é alvo de procedimento administrativo disciplinar porque, entre outras infrações administrativas, lançou despesas que não possuíam lastro em notas fiscais e os documentos apresentados (recibos), não são dotados de valor fiscal.

Vale ressaltar que a comprovação suficiente da dedutibilidade de despesas depende de cada dispêndio, podendo ser feita com a apresentação de um, dois ou mais documentos.

Assim, há dispêndios que são plenamente comprovados com apenas um documento, como é o caso das contas de consumo de energia elétrica, água, gás, entre outras, ou de impostos como IPTU, ISSQN, que, em regra, exigem apenas a quitação dada pelo agente recebedor no correspondente documento de pagamento ou recolhimento, ou, ainda, as notas fiscais ou cupons fiscais em operações de consumo à vista, realizadas em pontos de comércio como supermercados, por exemplo, quando da aquisição de material de limpeza.

Há, todavia, as despesas que, além do documento que comprova o pagamento, requerem a demonstração que os serviços foram prestados ou as mercadorias foram entregues. É exemplo clássico dessa hipótese a aquisição de material de papelaria. Os produtos são entregues na sede da serventia e, obrigatoriamente, são acompanhados da nota fiscal ou de documento que, segundo dispuser a lei local, supra a sua falta, mas, para efetivação do pagamento é utilizado outro documento, o boleto, o recibo, a duplicata.

Nesse passo, podem, ainda, ocorrer eventos cuja comprovação exija mais. É o caso das prestações continuadas. Os serviços prestados com base em contratos entabulados com prazo indeterminado, por exemplo, os serviços de contabilidade, de assessoria técnica, de manutenção de equipamentos etc., serão comprovados por meio da apresentação do comprovante do pagamento (boleto, recibo, duplicata), do documento fiscal competente (nota fiscal, nota fiscal eletrônica, fatura), e do instrumento particular de contrato, que, entre outras informações relevantes (vigência, valor da prestação), revela o objeto do pacto, ou seja, a natureza da despesa paga por mensalidades.

Tudo com o objetivo de não restarem dúvidas quanto à natureza do dispêndio (dedutibilidade por natureza) e, tampouco, quando à veracidade de seu pagamento.

Fosse feita “análise prévia e preventiva” dos documentos, exigindo-se, em consequência e com rigor, a comprovação válida e suficiente das despesas e os problemas no relacionamento dos Notários e Registradores com o Fisco e com a Corregedoria não seriam sequer dignos de registro.

Vale o axioma: o importante não é o livro, e sim os comprovantes!

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Notas:

[1] HERANCE FILHO, Antonio. Manual do Livro Caixa. INR – Informativo Notarial e Registral. São Paulo, 2016, pág. 153.

[2] Idem, pág. 214.

[3] idem, pág. 41

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*O autor é advogado, professor de Direito Tributário em cursos de pós-graduação, coeditor das Publicações INR – Informativo Notarial e Registral e coordenador tributário da Consultoria mantida pelo INR. É, ainda, diretor do Grupo Serac.

Fonte: INR Publicações | 10/05/2016.

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