CGJ/SP edita o Provimento nº. 22/2013, que regulamenta a materialização e a desmaterialização de documentos como atividade dos tabeliães de notas e registradores civis de pessoas naturais com atribuição notarial.




PROVIMENTO CG Nº 22/2013

Regulamenta a materialização e a desmaterialização de documentos como atividade dos tabeliães de notas e registradores civis de pessoas naturais com atribuição notarial.

O Desembargador JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO a instituição do sistema de registro eletrônico, bem como a disponibilização de serviços de recepção de títulos e de fornecimento de informações e certidões em meio eletrônico, pela Lei nº 11.977/2009;

CONSIDERANDO a crescente necessidade de migração de documentos em papel para documentos eletrônicos, e viceversa, e a necessidade de que tais documentos revistam-se de atributos que lhes deem confiabilidade;

CONSIDERANDO a conveniência de dar portabilidade e autonomia a documentos cuja verificação de validade dependa da repetida consulta a sistemas de verificação online;

CONSIDERANDO o decidido no Processo nº. 2012/148651 – DICOGE 1.2;

RESOLVE:

Artigo 1º – É introduzida no Capítulo XIV (Tabelionato de Notas), Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, na seção “DOS SERVIÇOS NOTARIAIS ELETRÔNICOS”, a Subseção III, intitulada “Da materialização e desmaterialização dos documentos”, nos seguintes termos:

“DOS SERVIÇOS NOTARIAIS ELETRÔNICOS

Subseção

Da materialização e desmaterialização dos documentos

205. Define-se como materialização a geração de documentos em papel, com autenticação, a partir de documentos eletrônicos, públicos ou particulares, que apresentem assinatura digital ou outra forma de confirmação de integridade e autenticidade.

206. A materialização de documentos poderá ser realizada por Tabelião de Notas ou Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais que detenha atribuição notarial, bem como por seus prepostos autorizados, por meio da impressão integral, aposição da data e hora da autenticação, indicação do site de confirmação (quando aplicável), inserção de informação sobre a verificação da assinatura digital ou outro meio de confirmação, e aplicação do selo de autenticidade de documento eletrônico.

207. Define-se como desmaterialização a geração de documentos eletrônicos, com aplicação de certificado digital, a partir de documento em papel.

208. A desmaterialização de documentos poderá ser realizada por Tabelião de Notas ou Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais que detenha atribuição notarial, bem como por seus prepostos autorizados, com uso dos meios técnicos da própria serventia.

209. Os documentos eletrônicos produzidos no exercício da atividade notarial deverão ser assinados com emprego de certificado digital, no padrão ICP-Brasil, necessariamente, por meio da “Central Notarial de Autenticação Digital” (CENAD), módulo de serviço da Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC).

209.1. O código hash gerado no processo de certificação digital deverá ser arquivado na CENAD de forma que possa ser utilizado para confirmação da autenticidade do documento eletrônico.

209.2. Para confirmação de autenticidade e integridade, o usuário acessará o CENAD, no portal de internet da CENSEC, e fará o upload do documento. A verificação de autenticidade e integridade decorrerá da confrontação do hash calculado para esse documento com o hash arquivado no momento da certificação.

210. A mídia a ser utilizada para arquivamento do documento digital deverá ser virgem ou formatada, fornecida ou custeada pelo usuário.

211. A pedido do usuário, a mídia (do tipo pen drive) poderá ser fornecida pela serventia, pelo valor de custo, até o limite de 0,5 UFESP´s.

212. O custo da materialização e da desmaterialização de documentos corresponderá ao da autenticação, por página.”

Artigo 2º – Este provimento entrará em vigor na data de sua publicação.

São Paulo, 15 de julho de 2013.

(a) JOSÉ RENATO NALINI

Corregedor Geral da Justiça

Fonte: DJE/SP | 25/07/2013.

O texto não substitui aquele publicado no DJE.

PROCESSO Nº 2012/148651 – DICOGE 1.2

Parecer 239/2013-E

Proposta do COLÉGIO NOTARIAL DO BRASIL, SEÇÃO SÃO PAULO, CNB-SP – regulamentação da materialização e desmaterialização de documentos – revisão pelo Grupo de Trabalho criado pela Portaria … – parecer pelo acolhimento da proposta revisada – alteração das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça para o Serviço Extrajudicial

Excelentíssimo Senhor Corregedor Geral da Justiça, O COLÉGIO NOTARIAL DO BRASIL – SEÇÃO SÃO PAULO, CNB-SP, por seu presidente, apresentou proposta de alteração do Capítulo XIV, das Normas de Serviço Extrajudicial, para a criação de Subseção, na Seção XI, que trata dos Serviços Notariais Eletrônicos.

Com a alteração, pretende-se a regulamentação da materialização e desmaterialização de documentos como serviços a serem prestados por tabeliães de notas e registradores civis de pessoas naturais com atribuição notarial.

A proposta merece acolhida.

Por força da Portaria 28/2013, publicada em 25 de março de 2013, criou-se no âmbito da Corregedoria Geral de Justiça grupo de trabalho para estudos relacionados ao emprego de DOCUMENTOS E MEIOS ELETRÔNICOS NOS SERVIÇOS NOTARIAIS DO ESTADO DE SÃO PAULO, de modo a garantir plena compatibilidade com os serviços eletrônicos das demais especialidades do serviço extrajudicial, em especial com o sistema de registro eletrônico de imóveis, previsto no art. 37 da Lei 11.977, de 7 de julho de 2009.

Com o apoio do Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo – CNB-SP, e da Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo – ARPENSP, o grupo, integrado pelos seguintes membros: Marcelo Martins Berthe Desembargador do Tribunal de Justiça de São Paulo, Sérgio Ricardo Watanabe, 28º Tabelião de Notas da Capital; Carlos Fernando Brasil Chaves, 7º Tabelião de Notas de Campinas; Dr. Olavo Pires de Camargo Filho, Oficial de Registro Civil e Tabelião de Notas da Comarca de Pardinho; Eduardo Pinheiro Strehler, Substituto da 2ª Tabeliã de Notas de Taubaté, Denis Cassettari, Sávio Ibrahim Viana e Wilson Levy, Assistentes Jurídicos do Corregedor Geral da Justiça, sob nossa coordenação, realizou uma sequencia de reuniões nas quais se fizeram revisões da proposta original, até chegar-se à proposta tratada neste parecer.

A proposta é de regulamentação das atividades de materialização e desmaterialização de documentos como serviços a serem prestados por tabeliães de notas e registradores civis de pessoas naturais com atribuição notarial.

A materialização e desmaterialização consistem, basicamente, na geração de documentos em papel, a partir de documento eletrônico, e na geração de documento eletrônico, a partir de documento em papel.

A utilização de documentos eletrônicos vem crescendo de forma exponencial, fato que dispensa maiores considerações.

Porém, parece certo que conviveremos com o papel por muito tempo. Vivemos em ilhas digitais. Cada indivíduo ou organização emprega, em maior ou menor grau, meios e conteúdos digitais. Todavia, não há plena compatibilidade entre esses múltiplos sistemas. Muitas atividades não estão preparadas para a recepção de documentos eletrônicos, ou não são capazes de recepcionar aqueles gerados em um sistema diferente. Alie-se a isso nossa familiaridade com o papel e o fato de a civilização haver construído enormes acervos nesse meio.

O papel, portanto, continuará a ser utilizado em grande escala. A substituição pelo documento eletrônico é rápida, porém não instantânea. Desenvolvedores vêm projetando sistemas com largo potencial de integração, aptos a interligar tais ilhas digitais.

A multiplicação de documentos, tanto em papel como em meio eletrônico, impõe sérias dificuldades à gestão documental.

A impressão do documento eletrônico, ou a digitalização do documento físico, por si só, não resolvem todos os problemas; são inúteis quando há necessidade de documento original, ou de autenticação.

Os certificados digitais, uma das mais engenhosas invenções da tecnologia digital, também resolvem alguns problemas, mas não todos. Um documento produzido e assinado em papel é original, mas não é original a versão digitalizada. Da mesma forma, a versão impressa do documento eletrônico é apenas cópia. A aplicação de certificado digital em uma cópia não a torna um original. Daí vem a calhar a atribuição dos tabeliães de notas, e dos registradores civis de pessoas naturais que cumulam a atividade notarial, em razão da fé pública que reveste os atos que praticam.

A questão da autenticidade dos documentos.

A autenticidade diz respeito à autoria do documento e é estabelecida, normalmente, pela assinatura. No caso do papel, pela firma ou sinal. É essa marca do autor, que se pretende seja única, que, examinada, nos deve dar a certeza da autoria.

Documentos digitais, naturalmente, não comportam o lançamento do sinal manuscrito. A mera adição de uma assinatura digitalizada ao documento, mediante aplicação de uma imagem da assinatura manuscrita, não assegura a autoria, porque é uma operação que pode ser reproduzida facilmente por qualquer um que capture a imagem da assinatura de um documento físico e a aplique em um documento eletrônico.

No sistema bancário, a confirmação de autoria é feita, normalmente, com a utilização de códigos numéricos (senhas).

Serviços de informações ou de comércio eletrônico, e até órgãos públicos, utilizam-se de solução parecida (login e senha). Mas essas são soluções muito limitadas. A autoria é reconhecida somente entre as partes. É um tipo de assinatura só reconhecida pelo administrador do sistema em que ela foi gerada.

No caso do certificado digital, há um terceiro, não participante da relação, que atesta a autoria. A confiança decorre da hierarquia de entidades certificadoras que, no Brasil, submete-se ao ITI – Instituto de Tecnologia da Informação e às regras da ICP-Brasil, Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.

A proposta é de conjugar essa tecnologia digital com a fé pública que detém os tabeliães de notas e registradores civis com atribuição notarial, de modo a estabelecer um encadeamento de validade entre as várias etapas compreendidas no processo de migração de documentos entre os meios analógicos e digitais.

Analisemos, por blocos, os itens que se pretendem sejam inseridos nas Normas de Serviço.

DOS SERVIÇOS NOTARIAIS ELETRÔNICOS

Subseção III

Da materialização e desmaterialização dos documentos

205. Define-se como materialização a geração de documentos em papel, com autenticação, a partir de documentos eletrônicos, públicos ou particulares, que apresentem assinatura digital ou outra forma de confirmação de integridade e autenticidade.

206. A materialização de documentos poderá ser realizada por Tabelião de Notas ou Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais que detenha atribuição notarial, bem como por seus prepostos autorizados, por meio da impressão integral, aposição da data e hora da autenticação, indicação do site de confirmação (quando aplicável), inserção de informação sobre a verificação da assinatura digital ou outro meio de confirmação, e aplicação do selo de autenticidade de documento eletrônico.

207. Define-se como desmaterialização a geração de documentos eletrônicos, com aplicação de certificado digital, a partir de documento em papel.

208. A desmaterialização de documentos poderá ser realizada por Tabelião de Notas ou Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais que detenha atribuição notarial, bem como por seus prepostos autorizados, com uso dos meios técnicos da própria serventia.

Os itens 205 a 208 definem o que seja materialização e desmaterialização de documentos. As definições são importantes para que não se utilizem, de forma pouco precisa, os conceitos vulgares de impressão e digitalização. Muito embora a materialização e a desmaterialização de documentos empreguem tais processos, é necessário distinguir quando são empregados por notários ou registradores civis de pessoa natural com atribuição notarial. A impressão de documento eletrônico e a digitalização de documento em papel, processos ao alcance de qualquer um com simples equipamentos de escritório ou domésticos, dão origem a cópias simples, sem valor para muitas situações.

Mesmo que o interessado tenha um original em mãos, com elementos de autenticação, a cópia que produz não tem o mesmo valor jurídico. E não basta a utilização de certificados digitais pelo particular para transformar um documento derivado de escanerização em um documento original. Por outro lado, os titulares de atribuição notarial detém autoridade para proceder à reprodução de documentos e conferir ao resultado atributos de confiança.

Numa das edições do programa “Diálogos com a Corregedoria”, promovido com apoio da APAMAGIS, relatou-se a interessante situação de tabeliães de notas serem procurados para certificarem a autenticidade de documentos cuja verificação se faz por meios eletrônicos. Vários órgãos, a começar pelo próprio Tribunal de Justiça, geram documentos eletrônicos, assinados com certificados digitais, cuja verificação de autenticidade só se faz online, mediante acesso ao portal na internet. O que se tem em mãos é praticamente um extrato do que existe online. Assim, para porte e apresentação de documentos em papel, cada vez que se queira verificar autenticidade, faz-se necessária uma pesquisa eletrônica.

Isto é pouco prático.

Na busca de dar autonomia ao documento, os tabeliães são buscados para fazer essa verificação uma única vez, e incluir a autenticação na via impressa. Por esse processo, tais extratos, como certidões negativas de tributos ou certidões negativas de distribuição judicial, ganham portabilidade.

209. Os documentos eletrônicos produzidos no exercício da atividade notarial deverão ser assinados com emprego de certificado digital, no padrão ICP-Brasil, necessariamente, por meio da “Central Notarial de Autenticação Digital” (CENAD), módulo de serviço da Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC).

O item 209 trás interessante novidade.

O Certificado Digital, nos moldes fixados pela ICP-Brasil, confere certeza sobre a autenticidade e integridade do documento.

Todavia, essa tecnologia ainda nos é pouco familiar.

A verificação do certificado não é uma atividade intuitiva. Tal detalhe abre a possibilidade de fraudes. Sem a necessidade de quebrar a segurança do certificado, não seria difícil, mesmo a um não especialista, forjar um documento eletrônico com aparência confiável. Poucos, por enquanto, são aqueles capazes de identificar se estão diante de um verdadeiro certificado digital ou de uma simulação.

A solução encontrada pelo Colégio Notarial parece eficaz e é suficientemente prática para que seja adotada de forma ampla.

De posse de um documento eletrônico autenticado com certificado digital, o usuário acessa a CENAD e “entrega” o documento, que lhe será devolvido com a confirmação ou negação de validade. O processo é quase instantâneo. Assim, só é necessário que o cidadão saiba onde procurar a confirmação na internet. A situação não difere em muito do sistema em uso pelo Tribunal de Justiça de São Paulo chamado “Conferencia de Documento Digital do 1º Grau” (1). O essencial é evitar que fraudes nesta fase inicial desmoralizem todo o sistema.

209.1. O código hash gerado no processo de certificação digital deverá ser arquivado na CENAD de forma que possa ser utilizado para confirmação da autenticidade do documento eletrônico.

209.2. Para confirmação de autenticidade e integridade, o usuário acessará o CENAD, no portal de internet da CENSEC, e fará o upload do documento. A verificação de autenticidade e integridade decorrerá da confrontação do hash calculado para esse documento com o hash arquivado no momento da certificação.

O código hash é um resumo matemático decorrente da aplicação de um algoritmo, de conhecimento público, sobre um documento eletrônico. O resultado dessa operação é um código numérico único, ou que tem uma possibilidade desprezível de ser igual para dois documentos diferentes. É exatamente esse código que permite ao certificado digital funcionar tanto como verificador da autoria quanto da integridade.

No processo de assinatura eletrônica, calculado o código hash, ele é anexado ao documento, que depois vem a ser encriptado. Para a verificação, o hash é recalculado e comparado com aquele que acompanha o documento. Se forem iguais, tem-se a certeza de que não houve alteração do conteúdo depois de certificado. Mesmo alterações de texto que nos sejam invisíveis, não o são para o algoritmo que gera o hash. Se um documento eletrônico foi modificado, em um único caractere que seja, o hash não mais será o mesmo.

A solução encontrada pelo Colégio Notarial consiste no aproveitamento dessa tecnologia.

Quando o notário gera um documento eletrônico e o assina usando a CENAD, o hash, é não só anexado ao documento,mas também arquivado. Em qualquer momento em que se queira fazer a conferência, envia-se o documento à Central (upload).

Numa operação, que é automática, o hash é calculado e comparado com aquele que se encontra arquivado. A coincidência leva à confirmação da validade, num processo quase instantâneo.

Não há armazenamento do documento propriamente dito, apenas do hash, o que oferece várias conveniências. Por ser uma informação muito leve, isto é, que consiste numa quantidade ínfima de bits, o armazenamento ocupa pouquíssimo espaço de memória, e o tráfego dessa informação é muito rápido. Por ser simples e rápido, esse método deverá difundir-se amplamente, em benefício da confiança nos documentos notariais eletrônicos.

210. A mídia a ser utilizada para arquivamento do documento digital deverá ser virgem ou formatada, fornecida ou custeada pelo usuário.

211. A pedido do usuário, a mídia (do tipo pen drive) poderá ser fornecida pela serventia, pelo valor de custo, até o limite de 0,5 UFESP´s.

A mídia que transporta documentos eletrônicos pode transportar vírus ou outras ameaças digitais. Por tal razão, para fornecer um documento eletrônico ao usuário, exige-se que o meio de armazenamento seja virgem ou que seja formatado, procedimento que apaga todo o conteúdo (2). Isto permite que o usuário do serviço utilize seus próprios dispositivos de armazenamento para receber documentos notariais. Alternativamente, pode solicitar que o cartório o forneça.

Muito se discutiu sobre a possibilidade de cobrança pela mídia, já que não se trata de atividade típica notarial o comércio de produtos de informática. Por outro lado, não seria razoável impor ao tabelião ou registrador civil arcar com os custos da mídia.

Considerando que o serviço a ser prestado pode se resumir a uma única autenticação, a remuneração pelo serviço seria muito desproporcional ao valor da mídia. Não se há que franquear ao usuário a possibilidade de comprar mídias do serviço notarial ao preço de uma autenticação. Em razão disso, previu-se a possibilidade de cobrança, mas apenas do valor de custo, sem lucro, e limitado a meia UFESP.

O preço das unidades de armazenamento vem despencando. Esse benefício deve ser transferido integralmente ao cidadão.

E os notários, por sua vez, devem ter em mente que está sendo construída neste momento uma passagem para o futuro da atividade, e que esta oportunidade pode ser perdida caso o custo da mídia represente um desestímulo aos serviços avulsos.

Várias providências podem ser tomadas, com um pouco de criatividade, como a compra de mídias em larga escala, ou até o custeio parcial das mídias pelo conjunto de tabeliães e registradores civis. Papéis importantes deverão ter as entidades associativas na construção dessas soluções.

212. O custo da materialização e da desmaterialização de documentos corresponderá ao da autenticação, por página.

As discussões no grupo de trabalho levaram ao consenso de que o valor da materialização e da desmaterialização não pode ser um desestímulo à utilização do serviço. A migração de conteúdo, do suporte analógico para o digital, e vice-versa, chegará rapidamente aos bilhões de documentos. Se não houver rápida adesão, soluções alternativas, não oficiais, podem ser criadas.

Sabe-se que a conferência de certificados digitais, ou a confirmação online de validade de certidões de órgãos públicos, podem ser muito mais trabalhosas do que os tradicionais serviços de reconhecimento de firma ou autenticação de cópias. Pela proposta inicial, a materialização ou desmaterialização de documentos seria tratada como uma ata notarial. Mas seu valor poderia ser um desestímulo para o usuário.

A adoção do valor das autenticações parece adequada para que esta etapa de transição seja profícua.

Está em franca implantação o Governo Eletrônico, isto é, a prestação de informações e serviços públicos pela internet. Em breve, todo brasileiro dependerá de um certificado digital para identificar-se perante órgãos públicos.

O RIC – Registro de Identificação Civil (3) – a nova “Carteira de Identidade” -, tem previsão de conter um certificado digital.

O serviço extrajudicial deve estar plenamente capacitado para a interlocução eletrônica com o cidadão.

A redação final desses dispositivos é resultado de vários meses de trabalho conjunto da Corregedoria Geral com os Tabeliães e Registradores Civis, representados por suas entidades associativas e pelos integrantes do Grupo de Trabalho. Essa versão foi ainda submetida às considerações dos MM. Juízes de Direito Auxiliares da Corregedoria, da equipe do Extrajudicial, Drs. GUSTAVO HENRIQUE BRETAS MARZAGÃO, LUCIANO GONÇALVES PAES LEME e TANIA MARA AHUALLI.

Ante o exposto, o parecer que, respeitosamente, submetemos à elevada apreciação de Vossa Excelência é de alteração das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, mediante provimento, conforme minuta que segue.

São Paulo, 12 de julho de 2013.

(a) Antonio Carlos Alves Braga Junior

Juiz Assessor da Corregedoria

(1) http://esaj.tjsp.jus.br/pastadigital/pg/abrirConferenciaDocumento.do

(2) A formatação não necessariamente apaga o conteúdo; ela elimina a indexação dos arquivos e evita que ele seja processado no sistema receptor. O apagamento definitivo de conteúdo ocorre com a formatação de baixo nível, que sobrescreve todas as trilhas com “zeros”, ou com “zeros” e “uns” aleatórios.

(3) http://www.brasil.gov.br/para/servicos/documentacao/conheca-o-novo-registro-de-identidade-civil-ric

DECISÃO: Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e determino a edição de provimento conforme minuta. Para conhecimento geral, publique-se na íntegra por três dias alternados. Encaminhe-se cópia à ARISP e ao COLÉGIO NOTARIAL DO BRASIL, SEÇÃO SÃO PAULO – CNB-SP. Traslade-se cópia do parecer, deste despacho e do provimento para os autos 2012/131.428.

São Paulo, 15 de julho de 2013.

(a) JOSÉ RENATO NALINI

Corregedor Geral da Justiça.

Fonte: DJE/SP | 25/07/2013.

O texto não substitui aquele publicado no DJE.

Publicação: Portal do RI (Registro de Imóveis) | O Portal das informações notariais, registrais e imobiliárias!

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