Cartórios na era digital




Entenda como vai funcionar o registro eletrônico de imóveis; informatização reduziu o prazo de 30 para cinco dias e pode acelerar os repasses

 

"Não vamos substituir as fichas das matrículas em papel por um arquivo digital. Não se trata da substituição de tudo o que existe no cartório por dados e bytes, mas sim de um serviço que é prestado pela internet"

No dia 24 de maio, a Associação dos Registradores Imobiliários de São Paulo (Arisp) anunciou o lançamento da Central Registradores de Imóveis (www.registradores.org.br), um sistema informatizado que permitirá solicitar o registro de escrituras e contratos sem se deslocar até o cartório. Mais do que isso: a nova plataforma reduz para cinco dias úteis o prazo do registro, que era de 30 dias até abril deste ano.

Para as incorporadoras, isso significa reduzir o tempo do repasse dos clientes ao banco, uma vez que ele só acontece depois que o contrato assinado entre banco e comprador é registrado no cartório. Embora este não seja o único entrave do processo, o registro eletrônico representa um avanço importante e foi comemorado por empresários do mercado imobiliário.

Na Central Registradores de Imóveis, que congrega todos os cartórios do Estado de São Paulo, também será possível acompanhar o andamento dos processos, monitorar as matrículas por e-mail ou SMS e até receber uma certidão em no máximo duas horas. Na entrevista a seguir, o diretor-secretário geral da Arisp, Flaviano Galhardo, explica como vai funcionar o novo sistema e esclarece sobre os entraves comuns entre cartórios e incorporadoras.

Como surgiu o sistema de registro eletrônico?
A Lei no11.977, que lançou o programa Minha Casa, Minha Vida, previu um capítulo sobre o registro eletrônico e dispôs que em cinco anos os registros públicos deveriam implantar esse serviço. O prazo se esgota agora em 2014. De lá para cá, os registros de imóveis passaram a promover estudos de como desenvolver algo que atendesse ao comando legal e ao, mesmo tempo, mantivesse a segurança jurídica. Criou-se então um sistema em que o envio seria feito por meio de uma central, composta pelos registradores de imóveis, sem utilização de intermediários. Ou seja, não se precisa mais de despachantes ou de outras empresas no meio do caminho.

Como funciona, na prática?
O usuário pode enviar o seu título diretamente pela Central Registradores de Imóveis. Feito o envio, o cartório puxa o documento para seu servidor, protocola e adota a rotina normal. O usuário recebe um número de protocolo e uma senha, e pode acompanhar pela internet o procedimento de qualificação e análise do documento, além de fazer o pagamento e receber o serviço pela internet. Ele ainda pode se cadastrar para receber mensagens de texto ou e-mails com informações sobre o status do documento.

O trabalho interno do cartório também foi informatizado, ou a digitalização se limitou ao envio dos documentos?
Não vamos substituir as fichas das matrículas em papel por um PDF ou um arquivo digital. Se fizéssemos isso, ficaríamos dependentes de empresas de software e de atualizações, ou seja, daqui a 50 anos será que eu vou conseguir abrir esse documento? O parecer [expedido pela Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo] que deu origem à central registradora de imóveis determina que o serviço deve ser eletrônico sob a perspectiva do usuário. Não se trata da substituição de tudo o que existe no cartório por dados e bytes, mas sim de um serviço que é prestado pela internet. Até porque pesquisas feitas com suporte de um laboratório da USP [Universidade de São Paulo] mostraram que não existe ainda tecnologia no mundo capaz de substituir o papel no critério de perpetuidade.

 

"Alguns [registradores] são mais rigorosos, outros são menos, e isso pode resultar em divergência de interpretações. Exageros existem, mas o maior problema é que a documentação para incorporações chega de forma muito desestruturada"

 

Quais as exigências para que uma escritura, por exemplo, seja registrada por meio da Central Registradores?
A lei prevê que os documentos devem atender aos requisitos da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira [ICP-Brasil] e à arquitetura e-PING [Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico]. São padrões de criação de documento eletrônico que já são adotados pelo poder público em algumas instâncias. Por isso, só podem ser enviados os títulos que tenham sido confeccionados com a utilização da certificação digital. Um documento em papel não pode ser escaneado e enviado, esse tipo de título vai continuar indo para os cartórios em papel.

Se o certificado digital é um pré-requisito, então esse serviço não pode ser utilizado por qualquer pessoa ou empresa, certo?
Hoje, quem mais vai se utilizar desse sistema, em primeiro lugar, são os Cartórios de Notas. Depois que uma escritura é assinada, o notário extrai um traslado [uma cópia], assina digitalmente e envia para a central registradora. Além disso, o sistema bancário também vai utilizar. Para os bancos, a lei dispensa a escritura pública, por isso foi previsto que eles também tenham a possibilidade de expedir não um traslado, mas sim um extrato do contrato assinado com os compradores do imóvel.

Esse extrato não era feito antes, no registro em papel?
Antes, alguém tinha que trazer o contrato, em quatro vias, para dar entrada no cartório. Agora, as partes vão continuar assinando um contrato normalmente na agência bancária, mas o banco vai poder expedir um extrato desse documento só com as informações que interessam para o registro. Esse extrato será assinado digitalmente e enviado para a central registradora de imóveis. Além disso, ele pode fazer isso no formato XML [eXtensible Markup Language], que é um formato padrão adotado na arquitetura e-PING e que permite a fácil circulação [dos dados].

Qual a vantagem do formato XML?
Quando o cartório recebe este arquivo, ele o importa diretamente para seu banco de dados. Tudo aquilo que antes era digitado manualmente – como os dados do imóvel, nomes dos compradores, CPF, RG, profissão – já vai estar na tela do computador do escrevente. Acredito que isso vá reduzir o número de devoluções de contratos, que aconteciam ou por eles estarem mal redigidos, ou porque o oficial era muito rigoroso na qualificação. Com o XML, as informações serão padronizadas. Isso aconteceu com a Penhora Online [sistema semelhante, usado por juízes para penhorar imóveis], que reduziu em 90% o número de devoluções.

Uma reclamação recorrente das incorporadoras hoje diz respeito aos prazos alongados dos processos cartorários. O registro eletrônico vai reduzir esses prazos?
O prazo para registro em São Paulo era de 30 dias. Agora, quando o título vier no formato eletrônico (XML), o prazo se reduz para cinco dias. Já para os títulos convencionais (em papel), o prazo foi para dez dias. Com o registro eletrônico, acaba aquela administração de papéis. Os contratos da Caixa Econômica Federal (CEF), por exemplo, vêm para nós em quatro vias, cada uma com 50 folhas. O cartório tem que administrar tudo aquilo: temos que numerar todas as folhas, escanear, microfilmar. Tudo isso leva tempo.

Hoje, o repasse dos clientes da incorporadora ao banco só acontece após a constituição da garantia, ou seja, depois que o contrato assinado entre o banco e o cliente é registrado no cartório. Com essa redução de prazos, as incorporadoras devem sentir uma melhora nos repasses de financiamento?
Não só no financiamento das unidades como também do empreendimento, ou seja, o financiamento à produção. Esse contrato também tem que ser registrado, porque quando o empreendedor registra a incorporação, ele dá o terreno em garantia ao banco para liberação do financiamento. Isso também é motivo de problemas às vezes.

Os bancos já estão trabalhando com o registro eletrônico?
Ainda não. Tivemos várias reuniões com alguns bancos e com a Abecip [Associação Brasileira das Entidades de Crédito Imobiliário e Poupança], que montou um grupo de trabalho e elaborou um protótipo do extrato dos contratos. Agora, estamos trabalhando em cima desse protótipo, que será passado para um laboratório da USP para finalizar a parte tecnológica do arquivo XML. Depois, a Corregedoria de Justiça vai autorizar esse extrato por meio de uma portaria.

 "Realmente há oficiais que são muito rigorosos e exigem coisas que às vezes não são da sua competência. Para isso nós estamos pensando em estruturar uma forma de ouvidoria"

 Em quanto tempo o sistema estará rodando?
Com folga, até o fim de julho. Para os notários já está funcionando, eles já têm condições de enviar os traslados notariais para o registro de imóveis.

O registro eletrônico hoje vale apenas para São Paulo. Há alguma perspectiva de que o sistema se espalhe para outros Estados do Brasil?
Esse mesmo projeto está protocolado no Conselho Nacional de Justiça, por parte da Arisp e do Instituto de Registro Imobiliário do Brasil (Irib), para que seja regulamentado em âmbito nacional. Isso está sendo analisado e já tem a concordância da Corregedoria Nacional de Justiça.

E dentro de São Paulo, todos os cartórios estão suficientemente aparelhados para entrar na plataforma digital?
Tudo foi pensado para cartórios com índice de informatização alto, médio e baixo. Hoje, todos os cartórios de registros de imóveis obrigatoriamente têm um provedor de internet de banda larga, porque eles são obrigados por lei a prestar informações para a Receita Federal de todas as operações imobiliárias que registram. Além disso, a Corregedoria determina que todos entrem obrigatoriamente no sistema. Acho que temos uma estrutura bem robusta para chegar ao ponto em que chegamos.

Além do registro eletrônico, o portal também oferece outros serviços, certo?
Sim. Temos a certidão digital desde 2007, que é a certidão de matrícula que pode ser solicitada pela internet e recebida em até duas horas. Outro serviço mais recente é a matrícula online, prevista por volta de 2011, que permite ao interessado consultar a matrícula do imóvel pela internet, porém sem força de certidão. Há também o ofício eletrônico [consultas feitas pelo poder público], penhora online, pesquisa eletrônica [consultas feitas por entes privados], todos esses serviços já existiam e, agora, vão integrar a Central Registradores. Há ainda uma grande novidade que é o monitor registral. Será possível depositar um requerimento para ser informado por SMS ou por email quando houver algum ato na matrícula.

Este monitor pode ser usado por qualquer pessoa?
Você precisa demonstrar que é um interessado [naquele imóvel]. Por exemplo, se você for credor com penhora no imóvel. Imagine a utilidade que isso tem para as securitizadoras, que empacotam créditos e criam títulos imobiliários, mas não querem que aquilo fique desvinculado da base imobiliária. A empresa pode deixar um requerimento com o número das matrículas e, se algum ato for praticado, ela recebe uma notificação.

Há alguma outra novidade planejada para a Central Registradores no futuro?
Após a implantação completa da central, o esforço seguinte será no sentido da composição de índices para o mercado imobiliário e de financiamento imobiliário, inclusive para utilização do Banco Central. Para esse propósito, já foi firmada, inclusive, parceria com a Fipe [Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas].

Uma crítica recorrente entre incorporadoras é a falta de uniformidade nas exigências feitas por diferentes cartórios. Por que existem essas discrepâncias?
O oficial de registro é um profissional do direito, a atividade do registrador de imóveis é uma atividade jurídica. Isso quer dizer que ele interpreta a lei e os princípios de segurança jurídica conforme sua convicção. Para determinados assuntos, alguns registradores são mais rigorosos, outros são menos, e isso pode resultar em divergência de interpretações. Exageros existem, mas o maior problema é que a documentação para as incorporações imobiliárias chega para nós de forma muito desestruturada, deficiente, faltando documentos. Eu percebo que tem muita gente trabalhando com esse tipo de documentação sem ter experiência no assunto.

Esses erros acontecem por falha da incorporadora? Ou as exigências legais é que são muito complexas e acabam causando dúvidas?
Às vezes as incorporadoras querem dar entrada no cartório para ir adiantando, mas isso mais atrapalha do que ajuda. Muitas vezes o projeto não está nem aprovado! É melhor esperar a aprovação, fazer o memorial, juntar todos os documentos que estão elencados na lei, montar uma pasta bem formada.

Há algum outro erro recorrente das empresas?
Outra coisa que acontece muito: a empresa apresenta uma série de documentos; o cartório recebe, coloca na ordem correta, numera o processo, rubrica tudo e faz uma nota dizendo o que está faltando. Quando os documentos voltam pela segunda vez, estão faltando folhas, que foram substituídas. Nesses casos, o cartório perde todo aquele trabalho que foi feito e tem que rever tudo de novo, partindo do zero na análise. Uma vez eu recebi uma incorporação com 600 unidades e, quando voltou com as exigências, a empresa tinha alterado toda a estrutura de vagas da garagem. Perdeu-se todo o trabalho. Há uma série de fatores que ocasionam problemas. A exigência descabida do oficial é só uma parte disso.

E para os casos em que realmente houve excessos do oficial de registro, a Arisp prevê alguma ação?
Há uma comissão na Arisp que está atuando junto com o Secovi-SP [Sindicato da Habitação] para equacionar esses problemas. Seria muito deselegante que uma associação de classe virasse dedo duro, digamos assim, algoz dos colegas. O que nós queremos é montar uma estrutura para assessorar o empreendedor quando ele está enfrentando esse tipo de dificuldade. Realmente há oficiais que são muito rigorosos e exigem coisas que às vezes não são da sua competência. Para isso nós estamos pensando – e até já conversamos com a Abrainc [Associação Brasileira de Incorporadoras Imobiliárias] – em estruturar uma forma de ouvidoria.

Como será a atuação dessa ouvidoria?
A ideia é tentar, de alguma forma, interceder nesses casos. Eventualmente, poderíamos dar um parecer dizendo qual é a posição da associação, até para fortalecer a posição do empreendedor perante aquele oficial de registro. Seria um órgão de auxílio, de orientação. Nossa preocupação é colaborar para desfazer mal-entendidos. Mas vale ressaltar que muitas vezes as exigências feitas são, mesmo, pertinentes. Também acontece de o intermediário estar com dificuldades de fazer o trabalho e jogar a culpa no registro de imóveis. O empreendedor precisa tomar cuidado com isso.

Como assim?
O Brasil está vivendo um momento que nunca viveu antes no mercado imobiliário, e assim como os incorporadores e construtores têm dificuldade de entregar no prazo, os despachantes imobiliários também estão começando a ter contato com imóveis que nunca viram. Há cartórios que também estão começando agora a receber incorporações imobiliárias, coisa que nunca fizeram. Precisamos de um trabalho de esclarecimento, de orientação, mesmo para os oficiais.

Fonte: Pâmela Reis | Anoreg SC | 15/07/2013.

Publicação: Portal do RI (Registro de Imóveis) | O Portal das informações notariais, registrais e imobiliárias!

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