PROCESSO Nº 2012/117706 – SÃO PAULO – CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA (Regulamentação das cópias de segurança – Livros obrigatórios do Serviço Extrajudicial – Recomendações 9/2013 e 11/2013 da Corregedoria Nacional de Justiça – Recomendação para Digitalização de Documentos Arquivísticos do Conarq – Conselho Nacional de Arquivos (2010) – Grupos de trabalho – necessidade de maiores aprofundamentos – parecer pela continuidade dos estudos) 

DICOGE 5.1

PROCESSO Nº 2012/117706 – SÃO PAULO – CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA                

Regulamentação das cópias de segurança – Livros obrigatórios do Serviço Extrajudicial – Recomendações 9/2013 e 11/2013 da Corregedoria Nacional de Justiça – Recomendação para Digitalização de Documentos Arquivísticos do Conarq – Conselho Nacional de Arquivos (2010) – Grupos de trabalho – necessidade de maiores aprofundamentos – parecer pela continuidade dos estudos.

Excelentíssimo Senhor Corregedor Geral da Justiça,               

Trata-se de expediente destinado à implementação das recomendações n. 9 e 11, do Conselho Nacional de Justiça, que orientaram a produção de cópias de segurança dos livros obrigatórios do serviço extrajudicial, por microfilmagem ou pela digitalização.                

Pela determinação de Vossa Excelência, proferida em 26 de agosto de 2013, e publicada em 3 de setembro, ficou estabelecido o prazo de 120 dias para implementação das medidas elencadas na Recomendação n. 9/2013, do CNJ.    

A recomendação n. 9/2013, da Corregedoria Nacional de Justiça, estabeleceu a orientação aos titulares e responsáveis pelas delegações do serviço extrajudicial, de notas e registro, de manterem cópias de segurança, em microfilme ou arquivo digital, dos livros obrigatórios previstos em lei. A recomendação n. 11/2013 alterou parcialmente a recomendação n. 9 e estabeleceu o prazo de 120 dias para que os titulares e responsáveis pelas delegações prestassem informações sobre disporem das cópias de segurança ou, em caso negativo, sobre as providências adotadas para produzi-las e o tempo estimado para tanto.    

A geração de cópias de segurança em meio eletrônico depende, essencialmente, da definição de parâmetros, e que não foram estabelecidos pela Corregedoria Nacional de Justiça. Deve-se ter em mente a finalidade dessas cópias e o tempo pelo qual deverão estar disponíveis.                

Os livros obrigatórios do serviço extrajudicial são de guarda permanente. Neste caso, as cópias de segurança devem, igualmente, coexistir com os originais por tempo indeterminado. O armazenamento em meio analógico, como é o caso do microfilme, dispensa maiores estudos. Trata-se de tecnologia conhecida há mais de cinco décadas, e os elementos que a compõem (película do filme e processo fotográfico) são conhecidos há mais de um século. Em condições controladas de temperatura e umidade, há expectativa de uma satisfatória longevidade dessa mídia. Quanto à recuperação da informação, estando bem preservada a mídia, há tranquilidade quanto às possibilidades de restauração de documentos e do pleno acesso a seu conteúdo. Mais do que isso, a melhora tecnológica de processos óticos permite uma melhora progressiva nas possibilidades de recuperação de dados de um microfilme. No caso das mídias digitais, de certa forma, tais expectativas se invertem. Os parâmetros empregados na obtenção da cópia digital limitam, com pouca flexibilidade, as condições de recuperação de dados. Neste aspecto a resolução da captura de imagem é o aspecto mais crítico. Uma vez estabelecida a resolução, a restauração da imagem estará limitada a esse valor. Artefatos digitais podem ser empregados, como a interpolação de pixels, mas não se trata de "extrair mais" da cópia de segurança, e sim, de multiplicar pixels com emprego de algoritmos baseados em probabilidade. A definição dos parâmetros para a digitalização é, assim, uma atividade critica porque restará pouca ou nenhuma possibilidade de ampliá-los no futuro, a não ser por nova digitalização do original. Mas a necessidade da cópia de segurança está baseada exatamente no fato de não dispormos de certeza de disponibilidade do original, que poderá degradar-se, perder-se ou destruir-se por variadas causas. Sobre a resolução de digitalização, simples é a regra de que "quanto mais, melhor". Todavia, há uma contraparte. Mais resolução significa progressivo e exponencial consumo de recursos. Para mais resolução são necessários equipamentos mais sofisticados, mais tempo para a captura, transferência e gravação de dados, e maior espaço de armazenamento. Consequentemente, mais resolução significa mais custos. Não resolve o problema aplicarmos a regra na direção inversa, ou seja, estabelecer custos reduzidos com a redução da resolução. A representação digital do documento a ser estabelecida como ideal é a menor possível, mas que possibilite uma restauração com aspecto equivalente ao do original. E isto não é pouco. O CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos produziu, em abril 2010, a "Recomendação para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes(1)". Tal documento estabelece parâmetros para digitalização, dentre os quais a resolução e o formato do arquivo de saída. A resolução padrão é de 300 ppi, ou sejam, 300 pontos por polegada, na sigla em inglês. Em termos ideais, a estrita observância da recomendação do CONARQ resolveria o problema, vez que os parâmetros são suficientes para uma recuperação do documento em condições de excelente correspondência com o original. Ocorre que tais parâmetros implicam em arquivos grandes que demandam significativo espaço de armazenamento e custos elevados.                

Há um dilema, cuja solução não pode ser simplista. De um lado, muitos delegados ou responsáveis por unidades do serviço extrajudicial já realizaram a digitalização de seus acervos, porém, com parâmetros inferiores ou diferentes daqueles estabelecidos nas normas do Conarq. A renovação do trabalho pode implicar sufocamento financeiro de algumas unidades, ou pode consumir recursos que seriam úteis para investimentos em outras áreas. De outro lado, a efetiva segurança da informação é requisito de sobrevivência da atividade extrajudicial. A perda de documentos, sem meio de recuperação, compromete a imagem do serviço, sua confiabilidade e a noção sobre sua relevância.                

O assunto "cópia de segurança" foi bastante explorado no último semestre, com efetiva participação e colaboração do serviço extrajudicial, por intermédio das entidades representativas ARISP – Associação dos Registradores Imobiliários do Estado de São Paulo, CNB-SP – Colégio Notarial do Brasil, Seção de São Paulo, e ARPEN-SP – Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo. Não faltou disposição para a fixação dos critérios de geração das cópias de segurança, porém, com a ressalva de que muitos oficiais já fizeram pesados investimentos.                

Tudo indica seja ainda prematuro o estabelecimento de rígida regra para a digitalização. Como o interesse é coletivo – do serviço extrajudicial como um todo -, muito recomendável que se construam soluções cooperativas ou compartilhadas. Caso consigam as associações organizarem-se para centralização de serviços, por exemplo, poder-se-ia agregar ganhos com a redução de custos e com a adoção de tecnologia e metodologia padronizadas. Das muitas reuniões havidas com a ARISP, CNB-SP e ARPEN-SP surgiu a "Carta de Intenções", com cópia anexa a este parecer, pelo qual as entidades se prontificam a unir esforços para atender seus associados, na tarefa de formação de acervo de segurança, de maneira compartilhada. Foram de grande utilidade os Grupos de Trabalhos, criados no âmbito desta Corregedoria Geral, que congregaram registradores e notários, por oferecerem ambiente representativo dos delegados do serviço para a construção conjunta de soluções. Eventualmente, poderá haver continuidade na utilização desses grupos de trabalho para o desenvolvimento do tema da cópia de segurança na gestão do próximo Corregedor Geral da Justiça.                

Pelo exposto, proponho, respeitosamente, a Vossa Excelência que autorize o prosseguimento dos estudos sobre a fixação das regras para geração de cópias de segurança dos livros obrigatórios do serviço extrajudicial, retornando este expediente para a equipe de Juízes Auxiliares da Corregedoria, incumbida do serviço extrajudicial, na próxima gestão, a partir de janeiro de 2014, com publicação deste parecer para conhecimento dos delegados do serviço.         

Sub censura.         

São Paulo, 20 de dezembro de 2013.         

(a) Antonio Carlos Alves Braga Junior         

Juiz Assessor da Corregedoria.

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(1)http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/recomenda/

recomendaes_para_digitalizao.pdf

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DECISÃO: Aprovo o parecer de fls. 155/159. Fica prorrogado, até ulterior deliberação, o prazo para formação das cópias de segurança tratadas nas Recomendações 9 e 11/2013, da Corregedoria Nacional de Justiça. Retornem os autos à Assessoria da Corregedoria Geral da Justiça da gestão 2014/2015. São Paulo, 20 de dezembro de 2013. (a) Des. JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

Fonte: TJ/SP | Data da Inclusão: 21/05/2014.

Publicação: Portal do RI (Registro de Imóveis) | O Portal das informações notariais, registrais e imobiliárias!

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