PROCESSO Nº 2019/114003
Número: 2019/114003
PROCESSO Nº 2019/114003 – SÃO PAULO – CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO.
(Parecer 24/2020-E) – Texto selecionado e originalmente divulgado pelo INR –
TABELIONATO DE NOTAS – Pedido de normatização – Inutilização de ofícios expedidos e recebidos pelo Tabelionato de Notas após conservação por microfilmagem ou em mídia digital – Ausência de norma geral sobre a inutilização de ofícios constantes de classificador obrigatório de notários e registradores, nos termos do Capítulo XIII, item 57, das NSCGJ – Previsão específica autorizando o descarte de ofícios pelos Oficiais de Registro Civil de Pessoas Naturais, conforme os itens 12 e 13, das NSCGJ – Ausência de previsão normativa sobre a matéria aos Tabeliães de Notas, exigindo-se o arquivamento indefinido dos ofícios – Inexistência de impedimento legal ou diversidade de finalidade a impedir a aplicação da mesma norma ao Tabelionato de Notas, autorizando a destruição de ofícios remetidos e recebidos após sua conservação por microfilmagem ou em meio digital, ressalvados ofícios de comunicação à Corregedoria Permanente e à Corregedoria Geral da Justiça – Acolhimento, nos termos da anexa minuta de Provimento.
Excelentíssimo Senhor Corregedor Geral da Justiça,
Trata-se de pedido de providências iniciado por requerimento dirigido à Corregedoria Permanente pela Tabeliã Maria
Paula Pachi Monteiro da Silva, do 10º Tabelionato de Notas da Capital, afirmando a inexistência de normas fixando prazo de manutenção em arquivo físico de ofícios expedidos e recebidos pela serventia, o que enseja acúmulo de papéis na serventia.
Questionou a Corregedoria Permanente sobre o prazo de arquivamento físico de tais ofícios em havendo digitalização dos mesmos (fls. 3).
O MM Juízo da 2ª Vara de Registros Públicos da Capital decidiu pela impossibilidade de regulação da questão no âmbito da Corregedoria Permanente, ante sua eficácia geral às unidades extrajudiciais do Estado de São Paulo, remetendo a questão à esta Corregedoria Geral da Justiça (fls. 9/10).
O Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo opinou pelo acolhimento do requerimento, sugerindo normatização pelo descarte no prazo de um ano, se conservados os ofícios por microfilmagem ou imagens gravadas por processo eletrônico, ressalvados os ofícios relativos às comunicações feitas à Corregedoria Permanente e Corregedoria Geral da Justiça. Sugeriu a inclusão da alínea “g”, no item 17 do Capítulo XIV das NSCGJ (fls. 42/45).
Certificou-se a inexistência de outro expediente tendo por tema “prazo para manutenção de cópias de ofícios expedidos e recebidos por serventias extrajudiciais” (fls. 48).
É o relatório.
Opino.
Preliminarmente, observo que as remissões aos itens das normas de serviço feitas no procedimento – requerimento, decisão do Corregedor Permanente e manifestação do Colégio Notarial do Brasil – são das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, TOMO II, que vigeram até 05.01.2020.
O presente parecer, sendo redigido após a vigência das normas atuais, e considerando a proposição para aplicação futura, utilizará a redação vigente a partir de 06.01.2020.
O Capítulo XIII, Subseção II, das Normas de Serviço dos Cartórios Extrajudiciais prevê de forma geral os classificadores obrigatórios a serem mantidos pelos serviços extrajudiciais. Dentre outros, tem-se a obrigatoriedade do classificador de cópias de ofícios expedidos (item 57, e) e de ofícios recebidos (item 57, f).
O tratamento específico de tais documentos, previstos nos itens 57.21 e 57.32, visa à comprovação da realização de atos pela serventia, seja a expedição ou recebimento do ofício e, quando for o caso, do atendimento daquilo requisitado, solicitado ou informado no ofício, através de certidão. Não constituem os ofícios documentos que integrarão o ato notarial ou de registro, mas apenas materializam o cumprimento de dever funcional pelo delegado relativo à prestação de informações e cumprimento de determinações que lhe sejam dirigidas por órgãos competentes. Eventualmente seu conteúdo – aquilo que ele comunica – pode interferir no ato, mas não o ofício em si, que aqui tem papel apenas instrumental.
Não há, nas Disposições Gerais das Normas de Serviço, previsão a respeito da possibilidade de inutilização dos ofícios expedidos e recebidos, com ou sem conservação em meio digital ou microfilmagem. Limita-se a regulação pontual a algumas serventias específicas, como o Registro de Pessoas Naturais.
Dentro desta regulação específica se observa, no Capítulo XVII – DO REGISTRO CIVIL DE PESSOAS NATURAIS, a previsão da adoção do classificador “ofícios recebidos e expedidos” (item 11, “n”) e expressa autorização para a inutilização dos mesmos, seja após prévia reprodução em processo de microfilmagem ou mídia digital e sem requisito temporal, no caso de ofícios expedidos e recebidos da Corregedoria Permanente e da Corregedoria Geral da Justiça, seja sem tal reprodução e com requisito temporal de dois anos, em relação aos demais ofícios.
Assim preveem os itens 12 e 13, do Capítulo XVII das Normas de Serviço:
Item 12. Poderão ser inutilizados, após prévia reprodução por processo de microfilmagem ou mídia digital, os seguintes documentos:
(…)
i) ofícios recebidos e expedidos à Corregedoria Permanente e Corregedoria Geral da Justiça.
Item 13. Poderão ser inutilizados, sem necessidade de reprodução por processo de microfilmagem ou mídia digital, após o prazo de 2 (dois) anos:
(…)
c) ofícios recebidos e expedidos, salvo aqueles relativos às comunicações feitas à Corregedoria Permanente e Corregedoria Geral da Justiça;
(…).
Não se observa norma correlata no Capítulo XVI das Normas de Serviço, destinada ao Tabelionato de Notas. As previsões de arquivamento e de inutilização de documentos, descritos de forma específica nos itens 15 a 19 do referido Capítulo, não dispõe expressamente sobre os ofícios recebidos e remetidos. Tem por objeto o arquivamento e inutilização de documentos que sejam utilizados para a lavratura de escrituras como, por exemplo, procurações utilizadas na lavratura de atos notariais (item 17, “b”), o que não equivale pela natureza aos ofícios remetidos ou recebidos pelo Tabelião.
Não há norma similar àquela prevista para o Registro Civil de Pessoas Naturais. E, ante a ausência de norma geral a respeito de tal inutilização, obriga os Tabelionatos de Notas a manter arquivados, sem limitação de prazo, todos os ofícios recebidos e expedidos, não importando se destinados ou não à Corregedoria Permanente ou à Corregedoria Geral da Justiça, conservados em meio digital ou microfilmagem ou não.
A princípio, não existe razão para destinar aos Tabelionatos tratamento diverso daquele destinado ao Registro Civil de Pessoas Naturais quanto à obrigação de guarda indefinida de tais ofícios, considerando a finalidade de tal guarda. O ofício, por certo, não constitui ou integra qualquer ato notarial, mas serve tão só de instrumento para a remessa de algum documento ou informação constante dos livros e registros do Tabelionato, ou outro fato externo comunicado ao Tabelião.
É certo que o arquivamento de documentos em classificadores visa, em termos gerais, permitir o resgate da informação ali mantida e, no caso de ofícios recebidos com determinação, aferição de seu fiel cumprimento pelo Tabelião. E tais finalidades podem ser perfeitamente atingidas sem a necessidade de manutenção do documento físico arquivado no classificador, podendo ser substituído com segurança e eficácia pela cópia em microfilme ou meio digital, desde que em sistema que permita seu rastreamento.
Especialmente em relação a ofícios outros que não aqueles remetidos ou destinados à Corregedoria Permanente e à Corregedoria Geral da Justiça, não se observa determinação legal a vedar a substituição do arquivamento e conservação na forma física em meio digital ou por microfilmagem, nos termos estabelecidos nas próprias Normas de Serviço.
Saliente-se que a Resolução CNJ nº 50/2015, que dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais, não tem previsão específica a respeito de ofícios recebidos e expedidos pela serventia extrajudicial, inexistindo regulamentação fixando prazo de descarte de tais documentos.
Ou seja, uma vez garantidos os requisitos de segurança e rastreabilidade dos documentos, não há impedimento para se autorizar a inutilização de ofícios remetidos e recebidos pelo Tabelionato de Notas, após a conservação dos mesmos, com eventual certidão de cumprimento, em meio digital ou microfilmagem, ressalvados os ofícios remetidos ou destinados ao Corregedor Permanente ou à Corregedoria Geral da Justiça.
Diante do exposto, o parecer que respeitosamente submeto ao elevado critério de Vossa Excelência é no sentido de alterar as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, na forma da anexa minuta de provimento.
Sub censura.
São Paulo, 22 de janeiro de 2020.
Paulo Rogério Bonini
Juiz Assessor da Corregedoria
1 57.2. O classificador que alude a alínea “e” destina-se ao arquivamento, em ordem cronológica, das cópias de ofícios expedidos, dispondo de índice e numeração.
2 57.3. O classificador referido na alínea “f” destina-se ao arquivamento, em ordem cronológica, dos ofícios recebidos, dispondo cada um de numeração e, quando for o caso, de certidão do atendimento, mantido o índice.
DECISÃO: Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria para, por seus fundamentos, acrescentar a alínea “g”, no item 17, da Seção II, Subseção II, do Capítulo XVI, Tomo II, das NSCGJ, nos moldes propostos na minuta em anexo.
Publique-se na íntegra. São Paulo, 27 de janeiro de 2020. (a) RICARDO ANAFE, Corregedor Geral da Justiça.
Fonte: INR Publicações
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