CGJ|SP: Serventia extrajudicial – Acervo documental – Requerimento formulado por empresa particular que busca autorização para examinar, digitalizar e divulgar via internet parte dos acervos de diversos – Tabeliães de Notas – Impossibilidade – Acesso ao acervo que dá por meio de certidões ou pedido de informações – Serviço público prestado em caráter privado – Dever de guarda e sigilo – Indeferimento.




PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO 

CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA
Processo CG 2014/00002070
(88/14-E)
Serventia Extrajudicial – Acervo documental – Requerimento formulado por empresa particular que busca autorização para examinar, digitalizar e divulgar via internet parte dos acervos de diversos – Tabeliães de Notas – Impossibilidade – Acesso ao acervo que dá por meio de certidões ou pedido de informações – Serviço Público prestado em caráter privado – Dever de guarda e sigilo – Indeferimento.

Excelentíssimo Senhor Corregedor Geral da Justiça:
Records Preservation, Inc. pede autorização desta Corregedoria Geral da Justiça para consultar, manusear e digitalizar os acervos notariais anteriores ao ano de 1940 das seguintes Serventias Extrajudiciais: 1º Tabelião de Notas de Jundiaí, 1º Tabelião de Notas e Protestos de Letras e Títulos de Atibaia, 1º Tabelião de Notas e Protestos de Letras e Títulos de Bragança Paulista, 1º Tabelião de Notas e Protestos de Letras e Títulos de Amparo, 1º Tabelião de Notas e Protestos de Letras e Títulos de Iguape e do Tabelião de Notas e Protestos de Letras e Títulos de São Vicente (fls. 02 e 09).
Alega que referidos documentos possuem grande interesse histórico e genealógico, sendo a digitalização a única maneira de preservá-los.
Afirma que a digitalização seria feita de forma gratuita e que forneceria, sem custo, cópias digitais às Serventias mencionadas e ao Arquivo do Estado de São Paulo. Explica, por fim, que os documentos, uma vez digitalizados, seriam disponibilizados na internet para pesquisas pelo público.
Instada a especificar os documentos a que gostaria de ter acesso, a requerente esclareceu ter interesse nos testamentos, procurações e escrituras anteriores à 1940 constantes dos livros e índices das Serventias que listou às fls. 09.
É o relatório.
Opino.
O pedido, salvo melhor juízo de V. Exa., não comporta acolhimento.
É certo que o acervo das Serventias Extrajudiciais tem natureza pública, isto é, pertencem ao Estado e não ao titular que, momentaneamente, exerce a delegação que lhe foi outorgada por meio de concurso público.
Por isso, como já teve oportunidade de acentuar o então Juiz Assessor desta Corregedoria Geral Luciano Gonçalves Paes Leme, o acesso às informações armazenadas pelas Serventias Extrajudiciais deve ser garantido a todos, independentemente de eventuais motivos apresentados ou da comprovação de interesse, ressalvados as protegidas por sigilo e restrições de acesso ao público impostas por lei1.
Mas é preciso observar que o fato de ser público não torna o acervo acessível a qualquer pessoa. São as informações – e não os livros que as contêm – que estão ao alcance de todos, excetuados os casos resguardados por sigilo.
Essa conclusão se extrai da Lei de Registros Públicos, cujo art. 16 traz as formas pelas quais o usuário dos serviços notariais e registrais pode ter acesso ao acervo: certidão ou pedido de informações².
O item 36, do Capítulo XIII, das Normas de Serviço desta Corregedoria Geral, dispõe no mesmo sentido:
Os notários e registradores lavrarão certidões do que lhes for requerido e fornecerão às partes as informações solicitadas, salvo disposição legal ou normativa expressa em sentido contrário.
Os acervos registrais contêm, além das informações disponíveis a todos, as sigilosas ou com restrição legal de acesso. Estas, portanto, não se encontram ao alcance de qualquer pessoa e dependem sempre de autorização judicial para serem reveladas.
Assim, ao emitir uma certidão, o notário ou o registrador consulta seu acervo e divulga apenas o conteúdo não protegido por sigilo, preservando as informações sensíveis para as quais a lei exige prévia autorização judicial para difusão. Exerce, pois, um verdadeiro filtro.
Se o acesso do particular ao acervo ocorresse por meio de contato direto com os livros e demais documentos arquivados nas Serventias Extrajudiciais, o conteúdo protegido por sigilo restaria comprometido, porque o titular da delegação não teria como controlar, a cada manuseio das páginas dos livros, o que o usuário está vendo.
Foi por isso que o legislador fixou como critério o acesso indireto ao acervo por meio de certidão ou informações. Só assim o titular da Serventia Extrajudicial tem condições de filtrar os dados que serão entregues aos solicitantes, preservando os sigilosos.
Além de zelar pelo conteúdo dos registros, os notários e registradores também são responsáveis pela guarda física do acervo. Devem, assim, manter em segurança os respectivos livros e documentos, sob pena de responderem pessoalmente em caso de dano ou extravio injustificados.
Trata-se de dever intransferível previsto, por mais de uma vez, na Lei n° 8.935/94:
Art. 24. Os oficiais devem manter em segurança, permanentemente, os livros e documentos e respondem pela sua ordem e conservação.  
Art. 30. São deveres dos notários e dos oficiais de registro:   I -manter em ordem os livros, papéis e documentos de sua serventia, guardando-os em locais seguros; 
Art. 46. Os livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação deverão permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular de serviço notarial ou de registro, que zelará por sua ordem, segurança e conservação. 

O dever de guarda dos livros é replicado também no item 42, do Capítulo XIII, das NSCGJ:
Os notários e registradores respondem pela segurança, ordem e conservação dos livros e documentos sob sua guarda. 
Se de um lado a lei lhes impõe o ónus de preservar fisicamente o acervo, de outro, ao prever que o acesso ao conteúdo registrai se dá por certidão ou pedido de informações, assegura meio para que possam cumprir com essa incumbência, mantendo o usuário afastado dos livros e documentos arquivados na Serventia. E é exatamente por isso que, em caso de dano ou extravio injustificado, o titular da Serventia não pode se furtar da responsabilidade.
Há livros que, de tão antigos, se danificam pelo simples manuseio. E, muito embora alguns registradores façam manutenção deles, o manejo por pessoa não habilitada pode dar ensejo à perda da informação neles contidas.
Observe-se, ainda, que o acesso indiscriminado ao acervo, como pretende a requerente, obrigaria o titular da delegação a admitir o ingresso na Serventia de pessoas de fora de seus quadros, portanto fora do seu círculo de confiança, o que lhe traria dificuldades para zelar pela integridade do acervo e pelo sigilo das informações nele contidas.
Exigir, de outro lado, que destaque um preposto de suas atribuições ordinárias, pelas quais paga, para auxiliar o particular que deseja ter acesso direto ao acervo parece ser demasiadamente oneroso, mormente para as Serventias de pequeno porte que, por vezes, contam apenas com uma pessoa trabalhando.
Não seria justo, por isso, cobrar dos notários e registradores o dever de guarda e, ao mesmo tempo, impor-lhes a obrigação de permitir que uma pessoa de fora de seus quadros, não desejada, manuseie e coloque em risco o acervo sob sua guarda.
Mas não é só.
Os notários e registradores exercem a delegação que lhes foi outorgada em caráter privado e com o propósito de lucro.
A atividade notarial e registrai é remunerada por meio de emolumentos fixados por lei3. E o direito à percepção desses emolumentos está expresso no art. 28, da Lei n° 8.935/94:
Os notários e oficiais de registro gozam de independência no exercício de suas atribuições, têm direito à percepção dos emolumentos integrais pelos atos praticados na serventia e só perderão a delegação nas hipóteses previstas em lei. 
Assim, têm direito a receber emolumentos pelas certidões que emitem e, quando autorizados por lei, também pelas informações prestadas “em balcão”.
Dentro desse cenário, verifica-se que franquear ao particular o ingresso na Serventia para digitalizar parte do acervo implica forçar o delegatário a prestar os serviços de forma gratuita fora das hipóteses legais4, pois os dados solicitados pela requerente devem ser obtidos por certidões ou pedidos de informações.
Observe-se, ainda, que a requerente não pretende digitalizar um ou alguns poucos registros específicos, mas todos os constantes das Serventias indicadas anteriores a 1940, conforme explicou à fls. 09.
Por fim, há que se falar da publicidade. Pretende a requerente digitalizar parte dos acervos das Serventias Extrajudiciais discriminadas no início deste parecer e disponibilizar o conteúdo obtido na internet para consulta por qualquer interessado.
Ora, se o acesso em si às informações sigilosas já é, como visto, vedada, não há como autorizar qualquer tipo de divulgação dessa parte do acervo na internet.
Mesmo em relação às informações não protegidas por sigilo, o pedido não pode ser acolhido, sob pena de se autorizar a criação de um acervo particular paralelo que, além de expor a intimidade e a privacidade de todos aqueles que constam dos registros públicos, colocaria em risco a segurança jurídica das informações registrais, as quais a Constituição Federal reservou às Serventias Extrajudiciais.
O princípio da publicidade dos registros deve estar em harmonia com as garantias constitucionais à intimidade e à privacidade5.
Foi com base nessa premissa que o recente Provimento n° 18, do CNJ, ao disciplinar a instituição e funcionamento da Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC), restringiu o acesso aos testamentos e escrituras e procurações públicas em seus arts. 5º e 106.
Todas as informações constantes nos acervos das Serventias Extrajudiciais, por mais singelas que possam parecer, são dotadas de valor e relevância. Mesmo os dados isolados que, aparentemente, são desprovidos de importância, podem, uma vez contextualizados, causar dano à privacidade e intimidade das pessoas, mormente se disponibilizadas na internet, onde uma simples ferramenta de busca pode cruzar diversos registros de forma a criar o perfil de um indivíduo.
Poder-se-ia pensar que a Lei de Acesso à Informação dá suporte jurídico ao pedido da interessada. Contudo, como já se decidiu nos autos do Processo n° 24481/2012, ela não se aplica aos notários e registradores.
Cabe aqui, uma vez mais, mencionar parte do parecer lançado nos autos do Processo CG n° 24481/2012, que elucida a questão:
A Lei n.° 12.527, de 18 de novembro de 2011, não se aplica aos notários e aos registradores: eles não integram o aparelho estatal, a sua organização administrativa. Não compõem a Administração direta nem a indireta. Ademais, são necessariamente pessoas físicas, a quem -mediante delegação, precedida de concurso público de provas e títulos -, confiados o serviços notariais e de registro, exercidos em caráter privado, com propósito lucrativo, tanto que remunerados por meio de emolumentos.  
Vale dizer: não se encaixam em qualquer uma das hipóteses ventiladas nos artigos 1.° e 2.° da Lei n.° 12.527/2011 e, portanto, não se sujeitam ao regime por ela introduzido. Ora, não se confundem com os entes da federação, não integram a Administração indireta e tampouco são entidades privadas (pessoas jurídicas) sem fins lucrativos providas de recursos públicos, advindos de dotações orçamentárias ou de subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convénios, acordo, ajustes ou de outros instrumentos congéneres. 
 
No mais, a Lei n.° 12.527/2011 regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do artigo 5.° da Constituição Federal de 1988²-que cuida do direito a receber informações dos órgãos públicos, em cujo conceito não se enquadram as serventias extrajudiciais -, no inciso II do § 3.° do artigo 37 e no § 2.° do artigo 216, todos da CF/1988³, que se reportam à Administração Pública – não integrada, repita-se, pelos notários e oficiais de registro -, a registros administrativos, informações sobre atos de governo e documentação governamental, estranhos aos atos notariais e de registro.
Por todas essas razões, e diante de ausência de dispositivo legal ou normativo que dê lastro ao acesso, à digitalização e à divulgação pretendidos, o pedido da requerente, se deferido, implicaria, de um lado, lesão aos direitos constitucionais à intimidade, à privacidade e à segurança jurídica daqueles cujos dados encontram-se arquivados nas Serventias; de outro, supressão do direito dos notários e registradores de receberem os emolumentos pelos serviços que prestam nas Serventias das quais são delegatários.
Diante do exposto, o parecer que respeitosamente submeto à elevada apreciação de Vossa Excelência é no sentido de que seja indeferido o requerimento da requerente.
Sub censura.
São Paulo, 21 de março de 2014.
Gustavo Henrique Bretas Marzagão
Juiz Assessor da Corregedoria
CONCLUSÃO
Em 25 de março de 2014, faço estes autos conclusos ao Desembargador HAMILTON ELLIOT AKEL, Corregedor Geral da Justiça do Estado de São Paulo. EU, (Rosa Maia), subscrevi.
Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto, indefiro o requerimento formulado por Records Preservation, Inc..
Publique-se
São Paulo, 25 de março de 2014.
HÁMILTON ELLIOT AKE L
Corregedor Geral da Justiça

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1. Processo CG n° 24481/2012
2. Art. 16. Os oficiais e os encarregados das repartições em que se façam os registros são obrigados: 1º a lavrar certidão do que lhes for requerido; 2º a fornecer às partes as informações solicitadas.
3. No Estado de São Paulo, pela Lei Estadual n. 11.331/02.
4. Artigo 9º – São gratuitos: I – os atos previstos em lei; II – os atos praticados em cumprimento de mandados judiciais expedidos em favor da parte beneficiária da justiça gratuita, sempre que assim for expressamente determinado pelo Juízo.
5. Art. 5º, X, da CF: “São invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação”
6. Art. 5º. A informação sobre a existência ou não de testamento somente será fornecida pelo CNB/CF nos seguintes casos:
a) mediante requisição judicial ou do Ministério Público, gratuitamente;
b) de pessoa viva, a pedido do próprio testador, mediante apresentação da cópia do documento de identidade, observado o parágrafo único deste artigo;
c) de pessoa falecida, a pedido de interessado, mediante apresentação da certidão de óbito expedida pelo Registro Civil de Pessoas Naturais, observado o parágrafo único deste artigo;
Parágrafo único. O recolhimento de quantia correspondente ao fornecimento da informação será devido na forma e pelo valor que for previsto na legislação da unidade da federação em que tenha ocorrido o óbito, se existir tal previsão.
Art. 10. As informações constantes da CEP poderão ser acessadas, diretamente, por meio de certificado digital, pelos Tabeliães de Notas e Oficiais de Registro que detenham atribuição notarial e serão disponibilizadas, mediante solicitação, aos órgãos públicos, autoridades e outras pessoas indicadas no artigo 19 deste Provimento.

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Publicação: Portal do RI (Registro de Imóveis) | O Portal das informações notariais, registrais e imobiliárias!

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